엑셀 조건부 서식으로 마감 임박 날짜 자동 강조하기

마감일 목록을 매일 눈으로 훑으면 이미 지난 업무나 이번 주에 끝내야 할 업무를 놓치기 쉽습니다. 엑셀 조건부 서식에 TODAY() 함수를 연결하면 파일을 열거나 다시 계산할 때 오늘 날짜를 기준으로 기한 초과·7일 이내·완료 상태를 자동으로 구분할 수 있습니다.

아래 예시는 A열 업무명, B열 마감일, C열 완료 여부가 있고 데이터는 2행부터 시작하는 표를 기준으로 합니다.

핵심 요약

마감일 셀만 칠하려면 적용 범위를 $B$2:$B$200으로 잡습니다. 업무명부터 상태까지 한 행 전체를 칠하려면 $A$2:$C$200을 선택한 뒤 같은 수식을 사용합니다. 수식의 행 번호는 선택 범위의 첫 데이터 행인 2와 일치해야 합니다.

작업 전에 확인할 사항

B열 값이 날짜처럼 보이는 텍스트가 아니라 엑셀이 계산할 수 있는 실제 날짜인지 확인합니다. 빈 셀에 =ISNUMBER(B2)를 입력했을 때 TRUE가 나오면 실제 날짜입니다. FALSE라면 원본 형식을 확인한 뒤 날짜로 변환해야 합니다. 표시 형식만 날짜로 바꿔도 텍스트 값 자체가 날짜로 변환되지는 않습니다.

공동 작업 파일은 사본에서 규칙을 시험하고, 기존 조건부 서식이 있다면 홈 > 조건부 서식 > 규칙 관리에서 적용 범위와 우선순위를 기록해 둡니다.

단계별 설정 방법

1. 예제 표를 준비합니다

열 위치가 다르면 아래 수식의 $B2와 $C2를 실제 마감일 열과 상태 열에 맞게 바꿉니다.

2. 기한 초과 규칙을 만듭니다

1. 행 전체를 강조하려면 A2:C200을 선택합니다.
2. 홈 > 조건부 서식 > 새 규칙 > 수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정을 선택합니다.
3. =AND($B2<TODAY(),$B2<>"",$C2<>"완료")를 입력합니다.
4. 서식에서 연한 빨강 채우기와 진한 글자색을 지정하고 확인합니다.

$B2에서 $는 B열을 고정하고, 행 번호 2는 각 행에 맞게 바뀌도록 둡니다. $B$2로 완전히 고정하면 모든 행이 B2 하나만 검사하므로 결과가 틀어집니다. $B2<>"" 조건은 빈 마감일이 기한 초과로 표시되는 것을 막습니다.

3. 7일 이내 마감 규칙을 만듭니다

같은 범위를 선택해 새 규칙을 만들고 =AND($B2>=TODAY(),$B2<=TODAY()+7,$C2<>"완료")를 입력한 뒤 연한 노랑을 지정합니다.

이 수식은 오늘부터 7일 뒤까지 포함합니다. 오늘을 제외하려면 첫 조건을 $B2>TODAY()로 바꾸고, 정확히 7일 뒤를 제외하려면 마지막 비교 연산자를 <로 바꿉니다. 팀에서 ‘7일 이내’의 포함 범위를 먼저 정해 두면 결과 해석이 달라지는 일을 줄일 수 있습니다.

4. 완료 규칙과 우선순위를 정합니다

완료 행에는 =$C2="완료" 규칙을 추가하고 회색 글자나 취소선을 적용합니다. 조건부 서식 > 규칙 관리에서 완료 규칙을 맨 위로 올린 뒤, 데스크톱 Excel에서 지원한다면 참이면 중지를 선택합니다. 그러면 완료된 업무가 기한 초과 색으로 다시 칠해지는 충돌을 줄일 수 있습니다.

5. 적용 범위를 확인합니다

규칙 관리자의 ‘적용 대상’이 의도한 범위인지 확인합니다. 새 행을 자주 추가한다면 데이터 범위를 표로 변환한 뒤 규칙이 새 행까지 확장되는지 시험할 수 있습니다. 다만 버전과 편집 환경에 따라 동작이 다를 수 있으므로 실제로 한 행을 추가해 확인해야 합니다.

날짜와 시간이 함께 저장된 경우

엑셀의 날짜는 정수 부분, 시간은 소수 부분으로 저장됩니다. 예를 들어 같은 날 오후 시간이 포함된 값은 TODAY()와 완전히 같지 않을 수 있습니다. 마감일에 시간이 섞여 있고 날짜만 비교하려면 INT($B2)를 사용해 =AND(INT($B2)=TODAY(),$C2<>"완료")처럼 구성할 수 있습니다. 다만 빈 셀에 INT를 바로 적용하면 원하지 않는 결과가 생길 수 있으므로 $B2<>"" 조건도 함께 둡니다.

시간까지 관리해야 한다면 NOW()가 필요하지만 파일을 여는 시점과 계산 설정에 따라 결과가 달라집니다. 날짜 단위 업무표에 불필요하게 NOW()를 쓰면 같은 날에도 표시가 자주 바뀔 수 있으므로, 먼저 마감 기준이 날짜인지 정확한 시각인지 정해야 합니다.

규칙이 많아졌을 때 유지관리 방법

조건부 서식 규칙은 복사와 붙여넣기를 반복하면 적용 범위가 잘게 나뉘거나 비슷한 규칙이 중복될 수 있습니다. 규칙 관리자에서 ‘현재 선택 영역’뿐 아니라 ‘이 워크시트’를 선택해 전체 규칙을 확인하세요. 수식이 같은 규칙은 적용 범위를 합치고, 사용하지 않는 규칙은 원본 사본에서 삭제 테스트를 한 뒤 정리합니다.

색의 의미도 문서 안에 작은 범례로 남기는 것이 좋습니다. 예를 들어 빨강은 기한 초과, 노랑은 7일 이내, 회색은 완료라고 표 위에 명시하면 다른 사용자가 규칙을 잘못 해석하는 일을 줄일 수 있습니다. 색만으로 정보를 전달하지 말고 상태 열과 함께 사용하면 흑백 인쇄나 색각 차이가 있는 환경에서도 의미가 유지됩니다.

상황별 수식 비교

실제 예시로 결과 검증하기

오늘이 2026년 7월 29일이라고 가정하면 7월 28일 마감인 미완료 견적서는 빨강, 8월 3일 마감인 계약서 검토는 노랑으로 보여야 합니다. 7월 25일 마감인 월간 보고는 날짜가 지났더라도 상태가 ‘완료’이므로 완료 서식만 보여야 합니다.

규칙을 만든 직후에는 테스트 행 세 개를 추가해 각각 어제, 오늘+3일, 완료를 입력합니다. 색만 확인하지 말고 규칙 관리자의 적용 대상과 수식도 다시 봅니다. 테스트가 끝나면 임시 행을 삭제합니다.

부서별로 응용하는 예시

영업팀은 견적 회신일, 인사팀은 교육 이수일, 관리팀은 계약 갱신일을 같은 구조로 관리할 수 있습니다. 중요한 것은 색 이름보다 상태 정의입니다. ‘기한 초과’를 마감일 다음 날부터로 볼지, 마감일 당일 업무 종료 시점부터로 볼지 팀 규칙을 먼저 정합니다.

담당자 열이 D열에 있다면 특정 담당자만 강조하는 조건도 추가할 수 있습니다. 예를 들어 담당자가 김대리이고 7일 이내 마감인 미완료 업무는 =AND($D2="김대리",$B2>=TODAY(),$B2<=TODAY()+7,$C2<>"완료")처럼 작성합니다. 이름 표기가 서로 다르면 누락되므로 드롭다운 목록으로 입력값을 통일하는 편이 안전합니다.

잘 안 될 때 확인할 점

• 모든 행이 같은 색으로 보임: $B$2를 사용했는지 확인하고 $B2로 고칩니다.
• 빈 셀이 빨갛게 보임: 기한 초과 수식에 $B2<>"" 조건을 포함합니다.
• 날짜를 바꿔도 색이 안 바뀜: B열이 텍스트인지 ISNUMBER로 확인합니다. 계산 옵션이 수동이면 다시 계산해야 합니다.
• 완료 행에도 빨강이 남음: 기한 초과 수식에 상태 제외 조건을 넣고 규칙 우선순위를 조정합니다.
• 하루 차이가 남: 셀에 날짜와 시간이 함께 들어 있는지 수식 입력줄에서 확인합니다.
• 웹과 데스크톱 결과가 다름: 기능과 규칙 관리 옵션은 버전에 따라 다를 수 있으므로 공식 도움말의 적용 대상을 확인합니다.

완료 후 체크리스트

• [ ] 마감일 열이 실제 날짜 값인지 확인했다.
• [ ] 수식의 첫 행 번호와 적용 범위의 첫 행이 일치한다.
• [ ] 빈 마감일과 완료 항목을 제외했다.
• [ ] 어제·7일 이내·완료 테스트 행으로 결과를 확인했다.
• [ ] 규칙의 적용 대상과 우선순위를 점검했다.
• [ ] 파일을 닫았다 다시 열어 서식이 유지되는지 확인했다.

자주 묻는 질문

파일을 열지 않아도 매일 색이 자동으로 바뀌나요?

TODAY()는 현재 날짜를 반환하지만 통합 문서가 열리거나 다시 계산되어야 표시 결과가 갱신됩니다. 계산 옵션이 수동으로 설정된 파일은 자동으로 바뀌지 않을 수 있습니다.

공휴일과 주말을 제외한 7영업일을 표시할 수 있나요?

가능하지만 단순한 TODAY()+7은 달력 기준 7일입니다. 영업일 기준은 휴일 목록과 WORKDAY 계열 함수를 결합해야 하므로 회사 휴일 범위를 별도로 관리하는 것이 안전합니다.

상태 열 없이 마감일만으로 만들 수 있나요?

가능합니다. 수식에서 $C2<>"완료" 조건을 빼면 됩니다. 다만 완료된 업무도 계속 기한 초과로 표시되므로 상태 열을 두는 편이 관리하기 쉽습니다.

색 대신 아이콘을 표시해도 되나요?

아이콘 집합을 사용할 수 있지만 여러 열을 함께 판단하는 업무표는 수식 규칙이 더 명확합니다. 색만으로 상태를 구분하면 접근성이 떨어질 수 있으므로 텍스트 상태도 함께 표시하세요.

정리

핵심은 마감일 열만 고정한 $B2 참조, 빈 셀 제외, 완료 상태 제외 세 가지입니다. 작은 테스트 범위에서 규칙을 확인한 뒤 실제 데이터 범위로 넓히면 잘못된 강조를 줄일 수 있습니다. 색은 보조 수단으로 사용하고 상태 텍스트도 함께 유지하세요.

공식 참고 자료

• [조건부 서식을 사용하여 Excel에서 정보 강조 표시](https://support.microsoft.com/ko-KR/Excel/use-conditional-formatting-to-highlight-information-in-excel)
• [TODAY 함수](https://support.microsoft.com/ko-kr/excel/functions/today-function)
• [Excel의 수식 개요](https://support.microsoft.com/ko-kr/excel/get-started/overview-of-formulas-in-excel)