워드 수정본 비교는 파일을 열어 보며 문장을 대조하는 일보다 먼저, 어느 파일이 기준본인지 정하는 일이 중요합니다. 기준본을 잘못 고르면 변경 사항은 보여도 누가 만든 수정인지, 최종본에 무엇을 반영할지 판단하기 어려워집니다. 이 글은 두 개의 DOCX 파일을 받아 검토본을 만들기 전의 정리 순서에 집중합니다.
Microsoft 지원 문서에 따르면 Word 데스크톱에서는 두 버전의 문서를 비교하거나 수정 내용을 하나의 새 복사본으로 병합할 수 있습니다. 반면 웹용 Word의 기능 비교표에는 ‘수정 버전 비교 및 병합’이 데스크톱에는 있고 웹에는 없는 기능으로 표시됩니다. 브라우저에서 작업하다 메뉴가 보이지 않는다면 파일이나 계정 문제가 아니라 사용하는 환경의 차이일 수 있습니다.
먼저 정할 것은 기준본입니다
비교 기능의 원본 문서는 ‘더 오래된 파일’이라는 뜻이 아닙니다. 조직에서 배포한 양식, 결재를 받은 직전본, 또는 여러 사람이 수정하기 전에 합의한 파일처럼 앞으로 반영할 기준이 되는 문서가 원본입니다. 수정본은 그 기준에 의견이나 문장, 표의 변경을 더한 사본입니다.
| 구분 | 비교 전에 확인할 내용 | 파일 이름 예시 |
|---|---|---|
| 원본 | 기준으로 삼을 문서인지, 내용이 확정된 시점은 언제인지 | 안내문_기준본_20260905.docx |
| 수정본 | 누가 어떤 목적으로 고쳤는지, 원본에서 복사해 시작했는지 | 안내문_홍길동검토_20260905.docx |
| 결과본 | 비교 뒤 생성되는 검토용 파일인지 | 안내문_비교결과_검토중.docx |
원본과 수정본의 파일명을 먼저 바꿔 두면 비교 창에서 비슷한 제목을 잘못 고르는 일을 줄일 수 있습니다. 특히 이메일 첨부본처럼 같은 이름의 파일이 여러 개라면, 파일명에 작성자·날짜·용도를 더한 뒤 별도 폴더에 복사해 두는 편이 안전합니다. 이 복사본은 백업이 아니라 비교 작업을 위한 구분표 역할을 합니다.
비교와 병합은 목적이 다릅니다
두 기능은 모두 수정 내용을 확인하는 데 쓰이지만, 시작 전에 원하는 결과를 나누어 생각해야 합니다. 한 사람이 만든 수정본의 차이를 읽고 싶다면 비교가 맞고, 같은 기준본에서 출발한 여러 수정본의 변경을 하나의 검토 파일에 모으려면 병합을 검토할 수 있습니다.
| 필요한 답 | 우선 고려할 작업 | 작업 뒤 확인할 점 |
|---|---|---|
| 무엇이 달라졌나 | 문서 비교 | 삭제·삽입·서식 변경이 검토 창에 나타나는지 |
| 두 검토자의 의견을 한곳에 모을 수 있나 | 문서 병합 | 두 수정본이 같은 기준본에서 출발했는지 |
| 누가 언제 고쳤나 | 버전 기록 또는 변경 내용 추적 | 저장 위치와 편집 권한, 기록의 범위 |
Microsoft의 안내에서 비교와 병합의 수정 내용은 원래 문서를 기반으로 한 새 복사본에서 표시됩니다. 워드 수정본 비교를 마친 즉시 원본을 덮어쓰기보다, 결과본을 별도 이름으로 저장하고 검토자가 수락·거부를 마친 뒤 최종본을 만드는 편이 혼선을 줄입니다.
데스크톱 Word에서 비교할 파일을 고르는 순서
- 원본과 수정본을 각각 한 번 열어 제목, 마지막 저장 시점, 표·첨부물의 포함 여부를 확인합니다.
- 원본 파일은 수정하지 않고 복사본을 만들어 작업 폴더에 둡니다.
- 데스크톱 Word에서 검토 탭의 비교 기능을 엽니다. Word 버전과 운영체제에 따라 메뉴 이름과 배치는 조금 달라질 수 있습니다.
- 원본 문서에는 기준본을, 수정된 문서에는 검토받은 파일을 지정합니다.
- 결과는 새 파일로 생성되도록 두고, 원본 파일 자체가 바뀌는지 다시 확인합니다.
- 결과본에서 삽입·삭제뿐 아니라 표, 머리글, 번호 매기기처럼 문서의 읽는 흐름에 영향을 주는 부분을 먼저 살핍니다.
- 검토가 끝날 때까지 결과본 이름에 ‘검토중’을 남기고, 수락·거부가 끝난 파일만 최종본으로 구분합니다.
이 순서의 핵심은 기능을 누르기 전에 파일의 역할을 정하는 데 있습니다. 비교 결과를 읽는 사람은 화면의 색이나 풍선 표시보다 ‘기준본 대비 변경’이라는 관계를 먼저 알아야 합니다.
웹용 Word라면 비교 메뉴를 찾느라 시간을 쓰지 마세요
Microsoft의 현재 기능 비교표는 수정 버전 비교 및 병합을 Word 데스크톱에서 제공하고 웹용 Word에는 제공하지 않는 기능으로 안내합니다. 웹에서 문서를 열었다면 비교 작업은 데스크톱 앱에서 열어 처리하는 것이 맞는지 먼저 확인하세요.
다만 웹용 Word에서도 변경 내용 추적과 버전 기록은 지원 범위에 포함되어 있습니다. 이미 클라우드에 저장된 한 파일을 여러 사람이 고치는 상황이라면, 별도의 수정본을 계속 내려받아 비교하기보다 버전 기록과 변경 내용 추적이 더 잘 맞을 수 있습니다. 두 기능은 같은 것이 아니므로, ‘서로 다른 파일 두 개의 차이’를 찾아야 하는지 ‘한 파일의 편집 이력’을 봐야 하는지를 구분해야 합니다.
공유 문서에서는 버전 기록의 역할도 함께 봅니다
Google 문서 도움말은 버전 기록에서 마지막 수정자와 수정 시점을 확인하고, 이전 버전을 열어 변경 내용을 보거나 복원할 수 있다고 설명합니다. 이는 Word의 두 파일 비교 기능을 대신한다고 단정할 근거는 아니지만, 한 파일을 공동 편집하는 작업에서 기준 시점을 정하는 방법으로 참고할 만합니다.
공유 문서에서 특히 중요한 것은 복원 버튼을 누르기 전에 현재 버전을 따로 보존하는 일입니다. 이전 버전이 더 적절해 보여도, 새 사본을 먼저 만들면 현재 편집 흐름과 되돌릴 대상을 분리할 수 있습니다. 편집 권한이 있어야 버전 기록을 볼 수 있다는 점도 확인해야 합니다.
수락·거부 전에 보는 네 가지
비교 결과가 생성됐다고 곧바로 모든 변경을 수락하면, 문장만 남고 검토 이유가 사라질 수 있습니다. 아래 네 항목을 문서 성격에 맞게 확인한 뒤 결정하세요.
- 제목·날짜·담당 부서처럼 문서의 기준 정보를 바꾼 변경인지 확인합니다.
- 표의 열, 셀 병합, 번호 매기기처럼 화면에서는 작아 보여도 인쇄·배포 때 문제가 되는 변경인지 확인합니다.
- 삭제된 문장이 다른 문단의 근거나 조건을 함께 지우지는 않았는지 앞뒤 문단을 읽습니다.
- 검토자가 의도한 수정인지 알 수 없으면 바로 수락하지 말고, 결과본에 의견을 남기거나 작성자에게 확인합니다.
Microsoft는 변경 내용 추적의 표시를 숨기는 것만으로 추적된 변경이 제거되는 것은 아니며, 실제로 없애려면 수락하거나 거부해야 한다고 안내합니다. 외부 배포용 파일이라면 이 차이를 알고 최종 저장 전에 다시 열어 보는 편이 좋습니다.
비교 결과를 최종본으로 바꾸는 마무리
검토가 끝난 결과본에는 수락·거부를 적용하기 전의 보관본과, 적용 후의 배포본을 나눠 두는 방식이 실용적입니다. 보관본은 나중에 ‘어떤 변경이 있었나’를 되짚는 데 쓰고, 배포본은 받는 사람이 수정 표시 없이 읽을 수 있는지 확인하는 데 씁니다.
마지막으로 제목, 표, 머리글·바닥글, 페이지 번호, 링크를 한 번씩 확인하세요. 변경 내용이 남아 있지 않아도 표나 번호의 연결이 어긋날 수 있기 때문입니다. 워드 수정본 비교 기능은 판단을 대신하지 않지만, 기준본과 수정본을 분명히 나누면 그 판단에 필요한 흔적을 훨씬 또렷하게 보여 줍니다.
출처
- Microsoft Support, 두 버전의 문서 비교 및 병합: https://support.microsoft.com/ko-KR/Word/compare-and-merge-two-versions-of-a-document
- Microsoft Support, Word 기능 비교: 웹 및 데스크톱에 대한 Word: https://support.microsoft.com/ko-kr/word/word-features-comparison-word-for-the-web-vs-desktop
- Microsoft Support, Word 추적된 변경 내용 수락 또는 거부: https://support.microsoft.com/ko-kr/word/accept-or-reject-tracked-changes-in-word
- Google Docs 편집기 고객센터, 파일의 변경사항 찾기: https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ko