워드 수정본을 받았을 때 가장 곤란한 순간은 화면에서 빨간 표시가 사라졌는데도, 다른 사람이 열면 다시 수정 흔적이 보이는 경우입니다. 이 워드 수정본은 검토용인지 제출용인지부터 구분해야 합니다. 표시를 숨기는 일과 변경 내용을 수락하거나 거부해 확정하는 일은 다릅니다. 전달 전에는 원본을 보관하고, 검토본과 최종본이 어떤 상태인지 파일 이름으로 구분하는 편이 안전합니다.
Microsoft 지원 문서 기준으로 태그 없음 보기는 변경 내용을 일시적으로 숨기며, 수락이나 거부를 해야 실제 수정 표시가 제거됩니다.
먼저 정할 것: 검토용 파일인지, 바로 제출할 최종본인지
검토 중인 파일은 변경 내용과 메모가 남아 있어야 의견을 확인할 수 있습니다. 반대로 외부 제출본은 남아 있는 수정 흔적과 문서 속성까지 점검할 필요가 있습니다. Microsoft 지원 문서도 ‘태그 없음’ 보기는 변경 내용을 잠시 숨길 뿐이며, 변경 흔적을 없애려면 수락 또는 거부를 해야 한다고 설명합니다.
| 파일 상태 | 목적 | 변경 내용 표시 | 권장 파일 이름 예시 |
|---|---|---|---|
| 원본 | 비교 기준 보관 | 수정하지 않음 | 계약서_원본_20260909.docx |
| 검토본 | 의견 확인·수정 협의 | 표시 유지 | 계약서_검토중_v02.docx |
| 비교 결과 | 두 파일 차이 확인 | Word가 만든 수정 표시 확인 | 계약서_비교결과_20260909.docx |
| 최종본 | 제출·공유 | 수락·거부 후 검사 | 계약서_최종_확정.docx |
파일 이름의 날짜는 파일을 만든 날짜인지, 내용이 확정된 날짜인지 팀 안에서 하나로 정해 두는 것이 좋습니다. 최종_진짜최종처럼 이름만 늘리면 누가 어떤 파일을 검토했는지 다시 확인해야 합니다.
이미 변경 내용 추적을 켠 파일은 이렇게 검토합니다
검토 탭에서 이전/다음으로 이동하면 변경 내용을 확정하지 않고 차례로 볼 수 있습니다. 반영할 내용은 수락하고, 되돌릴 내용은 거부합니다. 모든 변경을 한 번에 적용하거나 거부하는 메뉴는 검토가 끝난 뒤에만 쓰는 편이 낫습니다.
중요한 것은 화면 모양만 바꾸고 끝내지 않는 일입니다. ‘태그 없음’은 읽기 편하게 보여 주는 보기 설정일 뿐이므로, 이를 최종본 처리로 생각하면 안 됩니다. 검토가 남은 상태라면 파일 이름도 검토중으로 유지해 받는 사람이 다시 편집할 여지를 알 수 있게 합니다.
원본과 수정본이 따로 왔다면 ‘문서 비교’를 사용하세요
메일이나 메신저로 원본과 수정본이 각각 도착했다면, 두 파일을 눈으로 번갈아 보는 대신 Word의 검토 > 비교 > 비교 기능을 사용할 수 있습니다. 원본 문서와 수정한 문서를 지정하면 Word가 차이를 수정 내용 표시 형식으로 보여 줍니다. 이 결과는 새 검토용 문서로 보고, 원본 파일이나 상대가 보낸 수정본 자체를 덮어쓰지 않는 것이 핵심입니다.
| 상황 | 먼저 할 일 | 다음 판단 |
|---|---|---|
| 한 파일 안에 수정 표시가 있음 | 이전/다음으로 내용 확인 | 항목별 수락 또는 거부 |
| 원본과 수정본이 별도 파일임 | 문서 비교 실행 | 비교 결과를 검토본으로 저장 |
| 여러 사람이 같은 문서를 고침 | 수정자를 기준으로 표시 확인 | 충돌 부분을 담당자와 확인 |
| 외부 제출 직전 | 수락·거부 완료 여부 확인 | 문서 검사기로 흔적 점검 |
비교 결과에서 보이는 모든 차이가 ‘잘못된 수정’이라는 뜻은 아닙니다. 문단 위치, 서식, 표 안의 변경처럼 맥락을 봐야 하는 항목도 있습니다. 그래서 비교 결과를 곧바로 최종본으로 보내기보다, 반영 여부를 정한 뒤 별도 최종본으로 저장하는 순서가 실수를 줄입니다.
최종본으로 저장하기 전에는 문서 검사를 한 번 더
수락·거부를 끝냈다면 파일 > 정보 > 문제 확인 > 문서 검사에서 남은 변경 내용, 메모, 숨겨진 텍스트, 문서 속성의 개인 정보 등을 확인할 수 있습니다. Microsoft Learn 안내 기준으로 문서 검사기는 숨은 속성·개인 정보·숨은 콘텐츠를 찾고 제거하는 데 쓰입니다. 이 검사는 검토본을 지우기 위한 기능이라기보다, 전달 전에 남아 있는 정보를 찾아내는 마지막 점검에 가깝습니다. 검사 항목을 제거하면 되돌리기 어려울 수 있으니, 먼저 원본·검토본을 보관한 뒤 최종본 복사본에서 실행하세요.
전달 전 흐름
원본 보관 → 검토본에서 변경 내용 확인 → 항목별 수락·거부 또는 문서 비교 → 최종본 복사본 저장 → 문서 검사 → 제출본 재열람
이 흐름은 수정 흔적을 무조건 없애라는 뜻이 아닙니다. 내부 협의 중이면 검토본을 유지하고, 외부 전달처럼 표시가 남으면 곤란한 경우에만 확정본을 따로 만드는 방식입니다. 최종 파일을 열어 제목·표·쪽번호가 의도대로 보이는지 한 번 읽어 보면, 수락 과정에서 생긴 서식 변화도 함께 발견할 수 있습니다.
출처
- Microsoft Support, [추적된 변경 내용 수락 또는 거부](https://support.microsoft.com/ko-kr/word/accept-or-reject-tracked-changes-in-word)
- Microsoft Support, [두 버전의 문서 비교 및 병합](https://support.microsoft.com/ko-kr/word/compare-and-merge-two-versions-of-a-document)
- Microsoft Learn, [Using the Document Inspector](https://learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-reference/concepts/using-the-document-inspector)